Toda empresa precisa de uma Assinatura Digital para realizar uma série de tarefas e transações fiscais obrigatórias. Chamada de Certificado Digital, ela é a identidade eletrônica de um negócio – e em alguns casos, até mesmo de uma pessoa física.
Um exemplo prático da função do certificado é a garantia da veracidade de vários documentos, como a Nota Fiscal Eletrônica. Agora você tem ideia da importância dessa ferramenta?
Se você é um novo empreendedor, que ainda está descobrindo todos os meandros desse universo, vai precisar saber mais a fundo como o certificado digital funciona, não é mesmo?
Por isso, ao longo deste artigo, nós vamos te explicar o que é o certificado digital, sua importância, como obter o seu e quais são os principais tipos. E aí, preparado para conhecer a ferramenta?
O que é um certificado digital?
O certificado digital é uma assinatura eletrônica com todos os dados de uma pessoa física ou empresa. Trata-se de uma identidade virtual que permite a identificação segura de uma empresa ou pessoa em meios eletrônicos.
Na maioria das vezes, esse documento digital é usado para comprovar as informações de transações tributárias. Por meio dessa ferramenta, por exemplo, a empresa pode ficar em dia com a Receita Federal e com o Governo.
O certificado digital usa chaves criptográficas, como arquivo digital ou token, para gerar uma identidade exclusiva e segura. Além disso, a ferramenta é composta pelos seguintes pontos:
- Informações da pessoa ou da empresa;
- Chave pública associada ao CPF ou CNPJ cadastrado;
- Assinatura digital de empresa que é a Autoridade Certificadora Confiável.
Por que ele é tão importante?
O certificado digital garante que a empresa tenha uma identidade eletrônica, o que por sua vez permite que ela esteja em dia com diversas obrigações legais e transações obrigatórias.
Com ele é possível identificar com segurança o acesso de qualquer PF ou PJ a sistemas, e servem também para conferir validade jurídica em contratos, procurações, notas fiscais eletrônicas, processos judiciais, prontuários médicos, etc.
Além disso, ele facilita alguns processos, tornando possível fazer certas operações pela tela do celular ou computador, ao invés de se deslocar fisicamente para resolver alguma questão.
Também é bastante comum que empresas públicas e privadas exijam assinaturas eletrônicas para segurança, economia de tempo e flexibilidade de movimentação de processos dentro da companhia.
Como obter um certificado digital?
O primeiro passo para obter o Certificado Digital é procurar uma empresa autorizada pelo governo.
O segundo passo é escolher o tipo de certificado – e-CPF, e-CNPJ ou NF-e -, o tipo de armazenamento – A1 e A3 – e a validade do Certificado Digital.
Uma vez que todas essas decisões técnicas foram tomadas, agora é a hora de realmente tirar o seu Certificado Digital. Siga os seguintes passos:
- Inicialmente, entre em contato com a certificadora de sua preferência;
- Escolha o tipo de certificado que melhor se aplica à situação;
- Siga o processo junto à certificadora.
O processo fica muito mais fácil se você escolher a empresa certa para te auxiliar nesse processo.
O que garante a autenticidade do Certificado Digital?
O certificado digital só pode ser emitido por uma Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil). Por isso é tão importante pesquisar sobre a empresa que você contratar para auxiliar nessa jornada.
A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) é o órgão que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão e das empresas.
É ela que vai nos dizer quem são as Autoridades Certificadoras que podem fazer a emissão do certificado digital.
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Os principais tipos de Certificado Digital
Ao todo, existem três tipos principais de Certificado Digital. Eles são:
1 – e-CPF
O primeiro Certificado Digital é aquele destinado às pessoas físicas, o e-CPF. Apesar disso, o empresário pode usá-lo como assinatura digital de documentos, sendo ele o representante legal do negócio.
A desvantagem, é que ele não funciona para emissão de NF-e. Normalmente, o e-CPF é utilizado para entregar declarações de renda, fazer contratos de câmbio e comprovar contratos bancários.
2 – e-CNPJ
Em contraste, o e-CNPJ é feito para empresas, corporações e instituições, sendo uma versão online do CNPJ.
O e-CNPJ possibilita fazer assinaturas digitais, transmitir dados de operações de uma pessoa jurídica e entregar declarações, garantindo e assegurando a autenticidade de todas as informações.
3 – NF-e
O NF-e é perfeito para as pessoas que possuem funcionários, para que eles possam fazer a emissão de notas sem a preocupação de utilizarem o Certificado Digital para tarefas ilegais ou sem autorização.
Diferença entre Certificado Digital A1 e A3
Agora que você conhece os tipos de Certificado Digital, também precisa saber quais são os modelos. Os dois modelos variam de acordo suas funcionalidades, sendo eles:
1 – A1
O modelo A1 de Certificado Digital fica armazenado no computador, funcionando por meio de um par de chaves criptografadas, sendo uma pública e outra privada.
Enquanto a pública é enviada para a Autoridade Certificadora (AC), a privada fica no computador protegida por um login.
O modelo A1 evita operações fraudulentas, já que os dados não podem ser decodificados sem a combinação de uma com a outra.
Em raros casos de invasões e ameaças virtuais, o Certificado Digital pode ser desativado na mesma hora.
O modelo de Certificado Digital A1 é bem dinâmico. Caso precise emitir notas fiscais, por exemplo, basta enviar o Certificado Digital para o software emissor.
O A1 tem validade de apenas 1 ano, bem diferente do modelo A3 que você vai conhecer a seguir.
Em resumo, suas principais características são:
- Armazenado e emitido no computador;
- Permite a cópia e uso em outros dispositivos;
- Validade de 1 ano;
- O uso de uma senha é opcional;
- Dispensa qualquer necessidade de preparo no computador.
2 – A3
O modelo de Certificado Digital A3 conta com uma mídia de armazenamento predeterminada. Trata-se de um dispositivo, que pode ser um cartão ou um token.
É possível utilizar o certificado em qualquer computador e em diversas tarefas tributárias que exigem a assinatura da empresa.
O Certificado Digital modelo A3 oferece maior mobilidade e eficiência para que a empresa possa comprovar sua identidade em informações contábeis.
O Certificado Digital modelo A3 tem validade de um a cinco anos, dependendo do local de armazenamento.
Em resumo, suas principais características são:
- Armazenado em mídia criptográfica, sendo cartão ou token;
- Não pode ser copiado;
- O dispositivo deve ser preparado antes do primeiro uso;
- Validade maior: um a cinco anos.
3 – A1 x A3
Enquanto o modelo A1 é armazenado direto em um computador ou dispositivo móvel, o modelo A3 é armazenado em um cartão inteligente, token criptográfico ou diretamente na nuvem.
Além disso, o primeiro tem validade de apenas um ano, enquanto o segundo tem validade de cinco anos.
Na hora de escolher, você tem que entender qual deles cabe melhor dentro da sua realidade. Entendendo suas necessidades, você vai conseguir escolher qual deles se adequa melhor ao seu negócio.
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