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Como melhorar seu processo de contas a receber

Se você está no mercado, sabe que uma das coisas mais importantes a serem monitoradas são suas contas a receber. Esse é o dinheiro que seus clientes devem a você. Muitas empresas têm dificuldade em manter o controle de suas contas a receber e geralmente ficam atrasadas, o que pode colocá-las em uma situação financeira difícil.

Há algumas coisas que você pode fazer para manter o controle de suas contas a receber e evitar ficar para trás. Primeiro, você precisa ter um sistema claro para faturamento e rastreamento de pagamentos. Isso ajudará você a se manter organizado e saber exatamente quem lhe deve dinheiro e quando eles precisam pagar.

Você também precisa ser proativo ao acompanhar os clientes que estão atrasados nos pagamentos. Não espere que eles entrem em contato com você; entre em contato com eles e lembre-os gentilmente de que eles lhe devem dinheiro. Esse pode ser um equilíbrio delicado, mas é importante ser firme e educado em seus esforços de coleta.

Definindo contas a receber

Contas a receber se referem ao dinheiro que uma empresa ganhou, mas ainda não recebeu. Isso pode ser na forma de receita de vendas de produtos ou serviços prestados. Quando um cliente compra algo a crédito, ele se torna uma conta a receber da empresa até pagar a conta. As contas a receber são diferentes de outros tipos de recebíveis, como empréstimos, porque elas surgem de transações comerciais normais e não de empréstimos.

É muito importante que as empresas acompanhem suas contas a receber. Dependendo das condições de pagamento, uma empresa pode não receber o pagamento por seus produtos ou serviços até 30 dias após o recebimento do cliente. Isso pode criar problemas de fluxo de caixa se a empresa não estiver preparada para isso. Além disso, se um cliente não pagar sua fatura dentro do prazo acordado, a conta poderá ficar inadimplente e/ou cobrar juros. Quanto mais cedo uma empresa puder identificar quais clientes estão atrasados nos pagamentos, melhor poderá gerenciar seu fluxo de caixa e tomar medidas para cobrar o pagamento.

A importância de manter contas a receber saudáveis

Recebíveis são o dinheiro devido a você pelos clientes por produtos ou serviços que foram entregues, mas ainda não foram pagos. Para acompanhar de perto seus recebíveis e antecipar quaisquer problemas, você precisa estabelecer políticas e procedimentos para rastreá-los.

Existem algumas coisas importantes que você pode fazer para manter o controle de seus recebíveis e evitar surpresas no futuro.

Primeiro, verifique se você tem um processo de faturamento claro. Isso significa configurar modelos para cada tipo de produto ou serviço que você vende e incluir todas as informações necessárias (por exemplo, datas, cobranças detalhadas, descontos etc.). Isso ajudará a garantir que todas as suas faturas pareçam consistentes e profissionais, além de facilitar que os clientes saibam exatamente o que devem.

Em segundo lugar, envie as faturas imediatamente após cada venda ser feita. Quanto mais cedo você enviar uma fatura, mais cedo você receberá o pagamento (supondo que tudo corra bem). Crie o hábito de gerar e enviar faturas o mais rápido possível após a ocorrência de cada transação.

Outra forma de manter o controle de suas contas a receber é acompanhar os clientes que ainda não pagaram suas faturas. Muitas vezes, um simples telefonema ou e-mail pode levar o cliente a agir e efetuar um pagamento. Ao manter o controle de seus recebíveis, você pode manter o fluxo de caixa fluindo sem problemas em sua empresa.

Dicas para melhorar suas contas a receber

  1. Fique por dentro das faturas de seus clientes. Certifique-se de enviar faturas assim que os bens ou serviços forem fornecidos e acompanhe imediatamente todas as faturas vencidas.
  2. Mantenha bons registros. Além da data e do valor da fatura, acompanhe quando o pagamento é devido, quem é responsável pelo pagamento da fatura e quaisquer termos ou condições especiais associados à fatura. Isso ajudará você a se manter organizado e a antecipar melhor quando é provável que os pagamentos cheguem.
  3. Conheça os ciclos e condições de pagamento de seus clientes. Algumas empresas estabeleceram prazos de pagamento (por exemplo, Net 30), enquanto outras oferecem aos clientes mais flexibilidade na hora de fazer pagamentos. Saber essas informações com antecedência pode ajudá-lo a planejar quando os pagamentos serão recebidos.
  4. Ofereça descontos para pagamento antecipado. Muitas empresas oferecem um desconto para clientes que pagam suas faturas antecipadamente (por exemplo, 2% de desconto se pagas em 10 dias). Isso pode incentivar os clientes a pagar mais cedo, o que pode melhorar seu fluxo de caixa.
  5. Use software de contabilidade A utilização do software de contabilidade pode automatizar muitas das tarefas associadas às contas a receber, incluindo emissão de faturas, rastreamento de pagamentos são uma parte crucial para manter sua empresa funcionando. As contas a receber (A/R), ou o dinheiro devido a você pelos clientes, são um elemento importante para manter um fluxo de caixa positivo.

O que fazer quando um cliente não paga

Ninguém gosta quando um cliente não paga em dia, muito menos a pessoa responsável pelas contas a receber (A/R). Aqui estão algumas dicas sobre como lidar com contas inadimplentes para receber o pagamento o mais rápido possível.

Em primeiro lugar, sempre se comunique com seus clientes. Se você acha que um pagamento pode estar atrasado, entre em contato e pergunte se há algo impedindo que eles façam o pagamento em dia. Isso mostra que você está disposto a trabalhar com eles e pode ajudar a evitar mal-entendidos.

Se um pagamento já estiver atrasado, envie um aviso de lembrete assim que possível. Seja educado, mas firme em seu idioma, e inclua todas as informações relevantes, como saldo pendente e multas por atraso incorridas. Você também pode oferecer diferentes opções de pagamento, como dividir os pagamentos ou configurar saques automáticos de sua conta.

É importante fazer o acompanhamento depois de enviar um aviso de lembrete. Se você não receber uma resposta do cliente ou se ele continuar negligenciando seus pagamentos, talvez seja necessário tomar medidas legais. Isso deve ser feito como último recurso, mas é importante conhecer seus direitos, caso seja necessário.”

Software de contas a receber

Softwares podem ajudá-lo a acompanhar quem lhe deve dinheiro e quando os pagamentos são devidos. Você também pode configurar lembretes para ajudá-lo a ficar por dentro das coleções. Ao se manter organizado e manter o controle de suas contas a receber, você pode evitar problemas com pagamentos atrasados e contas inadimplentes.

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